Les ATS (Applicant Tracking Systems) ou, plus simplement, logiciels de recrutement sont vraiment des outils incroyables. Ils permettent aux équipes de recrutement de trier des centaines de candidatures en un temps record. Cependant, ces outils, aussi sophistiqués soient-ils, ne sont pas sans risque. Un mauvais paramétrage peut entraîner des situations catastrophiques. Et malheureusement, cela peut aller très loin… Comme cette entreprise tech qui a vu la moitié de son service RH licenciée pour une simple erreur de paramétrage de son ATS. Ce n’est pas un scénario de film, c’est bel et bien une réalité.

Quand une erreur de paramétrage fait basculer une équipe RH

Imaginez : vous êtes recruteur au sein d’une entreprise tech et pendant plusieurs mois rien ne se passe. Le manager vous relance sans cesse pour savoir pourquoi les candidatures ne remontent pas mais de votre côté, tout semble fonctionner comme prévu. Pourtant, pas une seule candidature qualifiée n’arrive sur le bureau du manager. La frustration monte, les tensions aussi. Jusqu’au jour où un membre de l’équipe décide de tester l’ATS en soumettant sa propre candidature pour un poste… Et là, patatras ! Sa candidature est rejetée alors qu’il dispose de toutes les compétences pour ce poste puisqu’il l’exerce actuellement…

Mais que s’est-il passé ? Apparemment, une question de présélection aurait été mal configurée dans l’ATS à savoir une réponse négative à la question suivante « Maîtrisez-vous Angular ? » aurait été considérée, à tort, comme éliminatoire. Si la réponse était non, la candidature était rejetée immédiatement, sans qu’aucune vérification humaine ne soit faite.

Résultats : des dizaines de candidatures, internes et externes, ont ainsi été balayées d’un revers d’algorithme et la moitié du service RH a été remerciée pour ne pas avoir identifié cette erreur.

Les questions éliminatoires : attention danger !

La leçon à retenir ici est simple : un ATS est aussi efficace que la manière dont il est paramétré.

Les questions éliminatoires, par exemple, sont un outil à double tranchant. D’un côté, elles permettent de filtrer rapidement les candidatures non pertinentes. Mais d’un autre, elles peuvent aussi éliminer des talents parfaitement qualifiés si elles sont mal pensées ou mal calibrées.

Dans le cas que nous venons de voir, ajouter une « question filtre » de présélection sur la maîtrise d’un langage de programmation spécifique peut sembler tout à fait logique et cohérent. Sauf que si ce langage n’est pas une compétence absolument essentielle pour le poste. Dans ce cas-là, vous risquez d’éliminer des candidats qui auraient très bien pu apprendre cette compétence rapidement et qui excellent dans d’autres domaines tout aussi importants. Vous vous privez alors de talents potentiels, simplement parce que la question n’a pas été pensée et formulée correctement.

La clé est de revoir régulièrement ces questions « filtre », d’analyser leur pertinence et surtout de s’assurer qu’elles ne deviennent pas des filtres inutiles et même nuisibles.

Après tout, un ATS n’a pas la capacité de discernement d’un humain. Il applique ce qu’on lui dit, ni plus ni moins.

Ne faites pas de votre ATS un bouc émissaire !

Un autre cas emblématique est celui du procès actuellement en cours contre Workday aux États-Unis. Derek Mobley, un Afro-Américain de plus de 40 ans, a porté plainte pour discrimination après avoir été systématiquement rejeté de plusieurs candidatures auprès d’entreprises utilisant l’ATS Workday.

Le procès pose une question essentielle : qui est responsable lorsqu’un ATS produit des résultats discriminatoires ? Est-ce l’éditeur du logiciel ou bien l’entreprise qui l’utilise ?

Il est facile de se défausser sur l’outil. Mais en réalité, c’est bien l’entreprise qui a la responsabilité de comprendre comment fonctionnent ces outils et de s’assurer qu’ils sont paramétrés de manière équitable et légale. Un mauvais usage de l’ATS peut, en effet, amplifier des biais existants au lieu de les corriger.

Ce procès pourrait bien faire date dans l’histoire des technologies RH et des outils d’intelligence artificielle. Il met en lumière un point fondamental : les entreprises ne peuvent tout simplement pas rejeter la faute sur l’éditeur du logiciel. Elles se doivent de comprendre comment l’outil fonctionne, de le paramétrer correctement et de surveiller de près ses effets sur le processus de recrutement.

L’ATS est un outil, pas une solution miracle

Les ATS sont des outils puissants mais ils ne remplaceront jamais le jugement humain. Comme l’exemple de l’entreprise tech nous l’a montré, une erreur de configuration peut avoir des conséquences lourdes et dévastatrices. Il est donc primordial de revoir régulièrement le paramétrage de votre ATS afin de vous assurer que les questions éliminatoires sont bien pertinentes et de ne jamais surtout perdre de vue l’importance du jugement humain.

Les recruteurs doivent se rappeler que l’ATS est là pour les aider et les seconder et non pour les remplacer. C’est un outil qui doit être utilisé avec discernement. Trop souvent, on entend parler de « l’intelligence artificielle » et des « algorithmes » comme si c’était des entités autonomes. Mais en réalité, ce sont des outils conçus par des humains, et leur efficacité dépend entièrement de la manière dont ils sont utilisés.

Conclusion : Restez maître de l’outil, et non l’inverse

La tentation d’automatiser à outrance le processus de recrutement est forte. Après tout, qui ne rêve pas d’un outil qui trie des centaines de candidatures en quelques secondes ? Mais cette automatisation a ses limites, et comme le montre l’exemple du procès contre Workday, elle peut parfois produire des effets indésirables.

Les entreprises doivent rester vigilantes et ne jamais se reposer exclusivement sur ces outils sans comprendre pleinement leur fonctionnement.

Cela implique de former les équipes RH à l’utilisation de leur ATS, de revoir régulièrement les questions posées et surtout de tester et retester le logiciel de recrutement afin de s’assurer qu’il fonctionne comme prévu. Un ATS bien paramétré peut être un atout formidable pour gagner en efficacité mais un ATS mal géré peut causer des dégâts considérables tant pour l’entreprise ( difficultés de recrutement, risques de discrimination et de contentieux, image employeur écornée…) que pour les candidats.

En somme, l’ATS est un outil puissant mais il doit être utilisé avec discernement. Il convient de ne jamais oublier que derrière chaque candidature, il y a bel et bien un être humain.

Alors, faites attention. Ne laissez jamais l’outil prendre le contrôle. Vous êtes aux commandes, et c’est à vous de vous assurer que tout roule… sans accroc.